한빛출판네트워크

주간 미팅은 매니저와 팀 멤버 각각에게 모두 중요하다.

주간 미팅은 비즈니스 분야에서 매우 일반적인 일입니다. 관리자가 각 구성원 서로 서로의 일의 진척도를 알 수 있게 되는 역할을 합니다. 그렇다면, 이렇게 좋은 일을 왜 다들 그리 좋아하지 않을까요? 이 부분이 바로 제가 새로이 집필하고 있는 책(The Secrets Behind Great One-on-One Meetings)의 한 가지 의문점 중 하나 입니다.

Jackson의 사례를 살펴봅시다. (개인정보 보호를 위해 이름은 임의의 이름으로 표기하였습니다.):

관리자: “아무 일 없죠?”

Jackson: “완벽합니다.”

관리자: “환상적이군요!... 그렇다면, 우리의 미팅이 점점 짧아지는 것 같네요, 그렇죠?”

이상하게도 Jackson의 사례는 매우 일반적인 사례입니다. 관리자가 정기 미팅을 진행하더라도, 시간을 낭비하고 있다는 심각한 인식을 제외하고는 어떠한 정보도 얻을 수 없습니다. 그 결과로 이들의 미팅의 주기는 점점 줄어들고, 둘 사이의 관계도 점점 경직될 것입니다.

정말 어처구니 없는 일이죠. 1대1 미팅은 신뢰와 친밀도를 쌓기에 가장 좋은 방법인데도 이를 십분 활용하지 못한다는 것이죠. 주간 미팅에서부터 피드백을 받고 앞으로의 일의 방향성에 조언을 받을 수 있는 시간이라고 할 수 있습니다. 미팅이 더 잘 이루어진다면, 정기적인 1대1 미팅은 사적인 이야기를 나눌 수 있는 기회가 되므로 사적인 이야기를 통해서 팀원들의 의사 결정에 진솔한 조언을 나눌 수 있는 기회가 될 수 있습니다.

이러한 장점은 1대1 을 별로 좋아하지 않는 사람에게는 절대로 얻을 수 없는 장점들이기도 합니다. 훌륭한 1대1 미팅을 운영하는 것에 대하여 조언을 했을때, 많은 사람들이 이러한 조언을 귀담아 듣지 않는 것을 알 수 있었습니다. 관리자와 직원들이 대부분 격렬한 의사 충돌에 부딫혔기 때문이죠. (가끔은 정당한 사유였지만, 대부분 충분하지 않은 정보, 옳지 않은 가정, 한 쪽으로 치우진 경험들에 의한 잘못된 판단이었습니다.) 그리고 이러한 결과 모두가 손해만 보는 것이죠.

여러분이 관리자든, 그렇지 않든지 상관 없이 혹은 기술 분야에 있든지 다른 분야에 있든지 여러분은 팀과 회사가 모두 생산적이고 행복하길 바라고 있씁니다. 이제 1대1 미팅의 몇가지 공용된 우리의 자세와 어떻게 문제들을 해결할지를 논의해보려 합니다.

정기 팀 미팅에서 저는 소식을 얻고 전달합니다. 그것이 제가 필요한 전부이거든요.

가장 많이 부딫히는 반대는 1대 1 미팅이 별로 필요하지 않다라고 이야기하는 것입니다. “우리는 모든 일이 순조롭게 진행하고 조율하고 있습니다.” 라고 직원들이 이야기하죠. “우리는 프로젝트 프로그레스 미팅에서 각 개인의 근황도 듣고 있습니다. 굳이 미팅이 더 필요할까요?”

Darryl의 경우를 살펴 봅시다. “제가 처음 관리직으로 일을 시작했을 때, 정기 1대1 미팅이 없었습니다.” “저의 관리자는 정기 1대1 미팅을 저와 진행한 적이 없어서, 배울 기회가 없었거든요.” Darryl의 팀은 규모가 작고 그들은 서로서로 매일매일 얼굴을 볼 수 있습니다. 따라서 미팅에 대하여 별로 좋은 생각을 갖고 있지는 않죠. “우리는 모두가 어느 것에 열중하고 있는지, 무엇을 해야하는지 알고 있습니다.” “미팅은 말 그대로 시간낭비죠. 우리가 그것을 해야하는건가요?”

기술 산업은 첨단의 기술을 지닌 사람들이면서 자기 관리를 잘하는 사람들로 넘쳐난다. 그들은 “피드백”을 별로 달갑지 않아 한다. 어떤 사람은 “나는 정말로 건설 노동자 수준의 감시는 필요 없고, 그만큼 앞에서 리드를 해주는 사람에게 사용할 시간도 없다.” 고 말한다.

그 결과로, 많은 구성원은 1대1 미팅을 그들의 업무 흐름의 방해로 생각하게 된다. 시스템 관리자인 Peter는 “만약 제가 잘못된 걸 하고 있으면, 즉시 알려와서 바로 잡아주시고, 영 엉뚱한짓을 하고 있어도 바로잡아주세요. 아니면 그냥 저를 좀 놔두세요.” 라며 미팅을 잡기 위한 어떠한 이유도 알지 못하겠다고 하였습니다. “할 말이 있으면 즉시 해주세요, 없으면 방해하지 마세요” 라며 말입니다.

이러한 사람들이 놓치고 있는 것은 1대1 미팅은 단순한 근태보고 미팅이 아니라는 것입니다. 이 시간은 프로젝트 기간을 설정하거나 업무 보고를 하는 시간이 아닙니다. 그런 사항은 팀 미팅에서 칸반(Kanban)을 사용하거나 어떤 방법론을 사용해서 수정할 수 있으니 말입니다.

대신에, 다른 방법으로 1대1 미팅을 생각해 봅시다 : 우리가 그간 어찌 지냈는지, 몇 분 정도 그간 있었던 일과 앞으로의 일에 대하여도 말이죠. 일주일에 15분도 이러한 시간을 낼 수 없을 정도로 바쁘다면, 상사에게 내게 큰 문제가 있다고 꼭 알려야 할 것입니다.

CIO인 Keith는 “대부분의 관리자는 여러분이 이 직장을 떠나고 싶은지, 불행한지, 혹은 조직, 고객, 심지어 여러분의 부인이나 차에 불만이 가득한지 알지 못합니다.” 고 말합니다. 팀 미팅만을 하면 이러한 부분은 알기 어렵기 때문입니다.

미팅은 원치않은 비판과 의미없는 말들 뿐이다.

가끔 1대1 미팅을 별로 좋은 생각이라고 하지 않는 경우도 있습니다. 이러한 미팅이 그들에게 별로 효율적이기 못하기 때문이죠. 미팅 자체가 의사소통의 기회가 되기 보다는 방해물이 되는 경우입니다.

가끔씩 관리자도 구성원도 무엇을 말해야할지 모를 때가 있습니다. 한 개발자는 1주일에 1번 정도 1대1 미팅을 위해 시간을 비워놓지만, 대부분 관리자는 이 미팅을 건너뛰곤 합니다. “저는 무언가 정기적으로 가치를 만들어야 한다고 생각해요.” “하지만, 우리가 아무 것도 의논할 것이 없을때, 그 끔찍한 침묵에서 우리는 무엇을 해야하는거죠?” 라고 우려하며 말입니다.

다르게 생각해보면, 이는 관리자의 책임입니다. 모든 관리자는 그들의 역할이 구성원이 제 역할을 하도록 장애물을 치워주는 것이라는 것을 잊어서는 안됩니다. (어떤 경우에는 장애물이 무엇인지 조차 모를때도 있죠.) 저런 태도는 나쁜 의도는 아닙니다. 아마도, 능숙하지 못해서 일지도 모릅니다. 어쨋든 결과는 같죠.

작업현장 의사소통 관리자 트레이너이자 수석 코치인 Phil Stella는 “관리자가 너무 말을 많이해서 더는 들어줄 수가 없더군요” 라고 말합니다. 그 트레이닝의 결과로 그들이 너무 많이 말을 한다는 것이죠. 정기 미팅을 갖는다고 하더라도 관리자가 무작정 아무 생각 없이 자기 말만 하게 되면 구성원이 좋아하는 주제 하나는 건질 수 있을 것이라는 기대를 하고선 말이죠. 이런 무지한 관리자들은 트레이너들로부터 아무 생각 없이 뱉어내는 것에 대하여 브레인 스토밍을 할 것을 교정 받습니다. Stella는 “이러한 반쪽자리 1대1 미팅은 미팅의 목적을 달성하지 못하고, 시간 낭비와 구성원의 사기 저하를 불러옵니다.” 고 조언합니다.

예를 들어, Jim은 직속 후배인 Tiffany가 다른 사람이 보기에 자신을 깎아 내린다고 생각했습니다. 직접 그녀에게 말하는 대신, Jim은 Tiffany와의 1대1 미팅을 시작하여 무엇을 하였는지, 직접 세밀한 교정을 시작하였습니다. Jim의 목표는 완벽한 통제를 원한 것이었지, 무언가를 경청하거나 도움을 주기 위함이 아니었죠.

1대1 미팅에 불만족하는 사람들의 이야기를 듣고 난 이후, 저는 좋은 경험을 한 사람이 몇 없고, 무엇을 이야기 해야 할지 조차 모르는 사람이 많다는 것을 알게되었습니다. 이러한 경우 다음이 좋은 예가 될 수 있습니다:

• 관리자는 회사 임원진에게 팀 구성원의 역할에 영향을 끼치고 있다는 것을 보여주고 싶어 합니다. 여러분은 다른 팀에게 여러분이 전문적으로 팀에 공헌하고 있다는 것을 보여주는 최고의 방법을 이야기 해 볼 수 있습니다. 또는 관리자와 구성원이 함께 머리를 맞대고 같이 일하는 사람과의 어려운 점을 (사내 정치를 하지 않고) 해결할 수 있을까를 고민해 볼 수 있습니다. 또 여러분은 추상화된 팀 자체에 대한 논의와 회사의 방향성 등도 이야기 해 볼 수 있습니다. 서로 서로 이야기와 조언을 주고 받으세요. 커리어에 대한 충고와 어떻게 매일매일의 목표를 성취해 나갈지 나누어 보세요. “주말에 뭐했어요?” 등과 같이 업무 시간 외에도 사람들에 관심을 갖고 있다는 사실을 서로 알게 하세요. 
  
  
• 간단한 예를 원한다면 Florida Jacksonville에 있는 Digital Edge의 마케팅 부서의 미디어 부분 디렉터인 Mae Demdam이 제시하는 충고를 따라보세요. 팀 구성원과 1대1 미팅을 하기 전에는 Demdam은 3가지(프로젝트, 아이디어, 아니면 이전 문제들에 대한 해결책)에 대하여 팀원과 이야기 할 기회가 있었습니다. Demdam은 팀 구성원에게 “이 3가지에 대하여 너의 작업에서 해결할 수 있을 만한 점을 이야기해봐” 라고 이야기 하곤 하였습니다. 또한 “저는 또 프로젝트나 근황이나 다른 팀 구성원에 대한 구체적인 질문도 하고 했습니다. 단, 대화를 하려고 노력했고, 이슈를 해결하기 위한 구체적인 활동에 대하여 논의를 하였습니다.” 미팅을 끝내기 이전에는 Demdam은 항상 업무와 프로젝트, 직업의 3가지 좋은 점을 물어보았습니다. 이 점은 매일 일을 하는 것에 있어서 좋은 기준점이 되었죠.

구성원이 대화를 하고 싶다면 나는 언제나 환영입니다.

제가 알고 동경하는 한 경험많은 CIO는 편안한 방법을 선호합니다. 그는 항상 주간 팀 미팅을 구성하고, 활동을 조율합니다. 하지만 그것을 넘어서 그는 또 돌아다니면서 사람들을 관리하는 것을 선호하는데, “제 관리 방식은 즉흥적이죠” 라고 말하며 “그리고 제 사무실 문은 언제나 열려 있다.” 라고 합니다.

저 방식이 잘 먹혀들어갑니다. 예를 들어, 여러분이 원격지에서 근무하는 팀원이라고 할때, 팀 구성원들은 관리자를 만나려면 메시지를 보내거나 이메일을 통해서 말할 이유가 반드시 있어야 합니다. Darryl은 “멀리 있는 구성원과 가까이 하려 할 수록, 저는 프로젝트 진행 상황 보고를 받는 중간중간에 무슨일이 있는지 밖에 알 수 없는 어두 컴컴한 곳에 있다라는 것을 깨달았습니다. 가까이 있으면 무슨 일이 있으면 크게 발전하기 전에 알아챌 수 있었지만, 멀리 있는 사람들의 이슈는 그 사람들의 참을성의 한계까지 밀어 붙인 후, 아무 것도 손쓸 수 없을 때 이메일이나 전화를 통해서 알 수 있었습니다. 이 때 쯤 되면 이슈는 더이상 손을 쓸 수 없고 우리는 이제 피해를 최소화 하는 방향으로 업무 방향을 잡습니다.” 고 합니다.

Darryl은 “단절되었다는 단순히 멀리있는 사람과의 일은 아닙니다” 라고 덧붙이며, 다음과 같이 그 이유를 설명하였습니다. “같이 일하는 사람들과의 의사소통은 즉각적인 업무와 원하는 보고를 받고 싶을 때 대부분 이루어 집니다. 솔직히 말해서 제 중심적인 미팅이죠. 진정한 서로를 위한 것이 아니라는 말입니다.” 

이러한 태도들의 기저에 깔려 있는 가정은 관리자는 항상 관리로 바쁘고, 좋은 관리자는 무슨 할 말이 있을 때만 소식을 전해준다는 것입니다. 사람들을 진정으로 관리한다고 해도, 좋은 것만은 아닙니다. 일부 구성원은 말하는 것 조차도 꺼려하죠. 일부는 “저는 별로 이런 문제를 당신을 귀찮게 하고 싶지 않다”라고 하곤 합니다. 일부는 팀 미팅에서 공적으로 말하는 것에서 너무 익숙해져서 말을 어떻게 해야할지 혼란스러워 합니다. 또 다른 사람들은 팀이 잠시 방해를 받았다고 하거나 무언가 생각할 여지 없이 주어진 말을 자신의 머릿속에 입력하려고만 하는 것을 보곤 합니다.

하지만 1대1 미팅은 기본적으로 관리자를 위한 미팅이 아닙니다: 이 미팅은 구성원을 위한 미팅입니다. 1대1 미팅은 개인의 문제, 이슈, 아이디어들을 논의하는 시간과 장소로 고안되었습니다. 쉼없이 자신의 문제를 뱉어내는 “안전 지대”라는 말입니다. 구성원은 그들의 의견에 자신감을 갖고 열정과 올바르게 하고 있다라는 확신을 가져야 한다는 것을 알아야 합니다.

스태프와 거의 매일 대부분의 시간을 말한다고 할 지라도, 일정 시간은 서로 자신의 시간을 갖는 것도 좋은 일입니다. 팀 리딩을 하고 있는 David은 “미리 예약된 시간이기 때문에 서로를 귀찮게 할 필요가 없죠. 게다가 정신을 가다듬고 무엇을 해야할지 숙고 할 수 있는 시간이죠.”라 설명 합니다.

만약 모든 구성원과 매주 1대1 미팅을 할 시간이 없을 정도로 바쁘다고 생각합니까? Darryl은 이 작은 투자가 구성원과 관리자 사이에 무언가를 다시 찾을 것이라고 말합니다. “여러분은 이러한 질문에 스스로 답하며 구성원들의 업무를 방해하지 않으려 합니다. ‘일주일에 미팅이 한번 있을까 말까 하니, 그들도 시간이 많고. 나도 시간이 많으니 더 많이 일할 수 있도록 방해하지 말아야겠다’고 말이죠.

Darryl은 게다가 “거기에 구성원에 매우 어려운 난제인 X에 모든 정신을 집중하고 있을 때, 좋은 관계를 유지한다는 미명하에 별로 중요하지도 않은 문제로 불러다 앉혀 놓고 시시콜콜한 문제인 Y를 논의하느라 X에 대한 내용을 잊어먹게 한다면, 조금은 여러분의 영향력에 대하여 용서하지 않을까 라고 생각합니다.”라고 덧붙이며, “여러분의 전일 근무자들은 매시간 2400분 이상의 시간을 일합니다. 여러분은 그 시간의 1.25%만 할애하면 된다”고 반문합니다.

미팅의 이익은 단순히 근무자의 것만은 아닙니다. “관리자는 이 미팅들이 그들에게 귀중한 시간이 된다는 것을 알아야 합니다.”며 저의 이전 관리자가 저에게 말해준 적이 있습니다. “게다가 요즈음에는 특히 관리자는 항상 개인적인 후견인이 되어야한다.”고 조언을 들었습니다. 그녀는 여섯 명으로부터 보고를 받으며 이 귀한 교훈을 얻었는데, “1대1 미팅이 나의 일정을 넘어서 나의 업무 시간을 뺴앗고 있다고 생각했다” 며, “하지만, 1대1 미팅을 통해서 우리팀의 능력보다 더 많은 것을 성취할 수 있었다”고 설명하였습니다.

1대1 미팅을 하지 않았거나 이 과정을 별로 내켜하지 않을 때 어떤 재앙이 일어날지 알고 있습니까? @Revenue의 비즈니스 컨설팅 부분 설립자인 Jim Rosas는 18살 때 정오에 일어나는 것과 같다”고 비유를 들어 1대1 미팅을 하지 않은 경우에 대하여 말하였습니다. “1대 1 미팅이 잘 이루어 진다면, 자신감을 불어 넣고, 깊은 관계를 유지하고, 문화와 실제 수익에도 지대한 영향을 끼치게 됩니다. 1대1 미팅이 제대로 이루어 지지 않는다면 서로의 마음을 상하게 하고 단기적으로, 장기적으로 좋지 않은 효과를 불러일으킬 것입니다”고 1대 1미팅에 대하여 경고와 조언을 해주었습니다.

1대1 미팅은 관리자가 수행할 수 있는 중요한 역할중 하나일 것입니다. 이 다음으로 관리자의 직무가 무엇이냐고 물으신다면, 사람들을 길러내는 것이라고 할 것입니다. 이러한 미팅들이 사람들을 육성하는 선순환 구조일테니까요.

어떻게 그게 되는지 알고 싶다구요? 여기에 모든 가이드를 넣어 놓았습니다.

*****

원문 : 3 reasons to stop hating one-on-one meetings

번역 : 김준호